Organizar equipos
El papel de directivo no siempre es fácil. Mientras que al principio de su carrera es probable que fuera el único responsable de su trabajo, ahora es su deber inspirar, dirigir y motivar a su equipo para que alcance una serie de objetivos para la organización.
Entonces, ¿cómo puede ser un gran directivo que demuestre autoridad y liderazgo, al tiempo que mantiene el respeto de sus compañeros? He aquí algunos de nuestros principales consejos para una gestión eficaz.
Los empleados quieren estar al tanto de los proyectos en curso, los objetivos y los plazos, por lo que es esencial que se comunique bien con ellos y les informe de lo que ocurre en la organización. También es esencial que fomente la retroalimentación y que su personal sienta que puede dirigirse a usted con cualquier pregunta o problema que deseen abordar, por lo que es fundamental que se muestre accesible a su personal.
Es importante conocer a los miembros de su equipo individualmente, no sólo a nivel profesional sino también a un nivel más personal. Si se esfuerza por saber un poco más sobre cómo les va a sus colegas y qué les interesa, creará una relación mucho mejor entre el equipo.
Consejos para equipos Microsoft
Skip to main content 5 min read¿Sabías que las microempresas (de uno a nueve empleados) dedican 15 horas semanales al trabajo administrativo? Según el informe “2020 Make Business Simple” de Starling Bank. A los empresarios individuales les va aún peor, ya que dedican el 31% de su tiempo semanal a ordenar las finanzas. Si eres propietario o director de una empresa, sabrás que las tareas administrativas y financieras son sólo una de las muchas tareas importantes que hay que hacer, lo que subraya lo importante que es gestionar el tiempo.
Si su productividad se mide por el rendimiento durante un periodo determinado, el tiempo perdido puede significar dólares tirados por la ventana. Al igual que cuando creas un presupuesto, tienes que hacer un seguimiento de a qué dedicas realmente tu tiempo para descubrir las áreas o hábitos que te impiden alcanzar tus objetivos.
Empieza por controlar el tiempo. Herramientas de control del tiempo como RescueTime pueden indicarte, en función de las categorías que establezcas, cuántas horas eres productivo al día y cuánto tiempo dedicas a actividades no relacionadas con el trabajo, como navegar por las redes sociales o ir de compras.
Mejores prácticas de gobernanza de equipos
En esencia, un proyecto es una forma de albergar todas las tareas y entregables asociados a una iniciativa concreta. Puede tratarse de una iniciativa con un plazo determinado, como un evento o el lanzamiento de un producto, o de un proceso continuo, como un calendario editorial.
He aquí por qué es importante: Imagina que tienes un producto complejo que requiere varias personas para llegar a la meta. Por ejemplo, un blog. Está el redactor, el corrector y el diseñador. Pero si esa responsabilidad se reparte a partes iguales entre tres personas, ¿quién hace avanzar el trabajo? ¿Quién hace el seguimiento? ¿Quién es responsable de cambiar el plazo o de poner al día a las partes interesadas?
En lugar de eso, divide las entregas del proyecto en partes más pequeñas. Asigna a cada miembro del equipo su propia tarea -en este caso, una para el diseño del blog, otra para el borrador y otra para la revisión-, de modo que todo el mundo sepa quién hace qué y cuándo. Esto también se conoce como plan de distribución del trabajo.
El software de seguimiento de proyectos es la forma más sencilla de hacerlo. Establece un proyecto bien definido y asigna tareas para que todo el mundo pueda ver claramente quién es responsable de cada cosa. De este modo, los miembros del equipo que tengan preguntas pueden dirigirse directamente a la persona responsable, evitando el proceso de intentar encontrar el quién, el qué, el por qué o el cuándo detrás de cada tarea y pregunta.
Organizar el equipo y el tiempo
Dependiendo del tamaño del equipo y del alcance del proyecto, es posible que la gestión de tareas se utilice en diversas funciones dentro de una empresa. Algunas empresas tienen un puesto definido estrictamente como gestor de tareas, mientras que otras tienen puestos como gestores de proyectos o jefes de equipo que utilizan la gestión de tareas para realizar su trabajo de forma eficaz.
1. Los gestores de tareas pueden centrarse en una tarea específica o en un proyecto de mayor envergadura. Suelen trabajar con un equipo de personas durante todo el ciclo de vida de una tarea o proyecto. Al igual que los gestores de proyectos, organizan, planifican, gestionan y realizan el seguimiento de múltiples aspectos de un proyecto, incluyendo la programación, el establecimiento de objetivos y la delegación de tareas.
2. Los gestores de proyectos dirigen equipos de personas a lo largo del ciclo de vida de un proyecto organizando y planificando aspectos como el presupuesto, la documentación y los recursos. Utilizan la gestión de tareas para garantizar que las múltiples tareas de un gran proyecto se realizan a tiempo y sin errores. Suelen trabajar con distintas personas ajenas al grupo del proyecto para garantizar que éste se lleve a cabo.